La posta elettronica certificata (la c.d. PEC) si distingue dalla posta elettronica ordinaria per specifiche caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione. Essa è diventata uno strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni, le quali hanno istituito apposite caselle di PEC per il protocollo e si sta diffondendo anche in settori diversi dalla P.A. Il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003 n. 3, pubblicato in G.U. n. 97 del 28 aprile 2005) ne ha disciplinato le modalità di utilizzo, non solo nei rapporti con la P.A., ma anche tra soggetti privati, consacrandone all'art.4 il pieno valore legale.

Caratteristiche principali della posta elettronica certificata
La trasmissione viene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di posta elettronica certificata, il sistema fornirà solo alcune delle funzionalità di certificazione previste dal processo e non verrà fornita la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori di posta elettronica certificata devono tenere traccia di tutte le fasi operative della trasmissione. Le registrazioni di tali fasi sono conservate per un po' di tempo dai gestori e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. Poichè i gestori sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta, le registrazioni delle fasi operative della trasmissione conterranno sempre l'ora esatta.

Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un messaggio da una casella di posta elettronica certificata il sistema di PEC effettua prima una serie di verifiche relative alla correttezza formale del messaggio ed all’eventuale presenza di virus, dopodichè, ove tali controlli non rilevino la presenza di errori e di virus, il gestore del mittente provvede ad inoltrare il messaggio apponendovi la propria firma digitale (al fine di garantirne la inalterabilità durante la trasmissione) ed attestando, mediante una ricevuta di accettazione firmata dal gestore stesso, il momento della spedizione ed i destinatari.

Integrità del messaggio
Il gestore di PEC del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, firmato digitalmente dal gestore stesso e contenente il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la firma del gestore del mittente consente al gestore di PEC del destinatario di verificare l'integrità del messaggio (ovvero che esso non sia stato manomesso nella trasmissione). Il gestore del destinatario prima di consentire il deposito nella casella di posta elettronica certificata del destinatario accerta la provenienza del messaggio (in particolare verifica che l’invio sia stato disposto da un gestore iscritto in apposito elenco previsto dal legislatore) e l’assenza di virus. Ove tale controllo rilevi elementi di criticità il gestore del destinatario impedisce l’inoltro del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e notifica al mittente un avviso circa il mancato recapito del messaggio per problemi di sicurezza.

Certificazione della consegna
Qualora il controllo del gestore di PEC del destinatario non rilevi anomalie il messaggio di posta elettronica certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Contestualmente il medesimo gestore invia al mittente la ricevuta di consegna, firmata digitalmente dal gestore stesso, la quale attesta la consegna, la data e l'ora di consegna ed il contenuto consegnato. Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Ciò consente al mittente di avere una prova, firmata digitalmente dal gestore del destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato nella casella del destinatario (con data e ora di recapito).

Ricezione del messaggio
Il destinatario del messaggio, ricevuta nell’ambito della propria casella di posta elettronica la notifica dell’evento, procede alla visione dell’oggetto dell’invio.